Anbieter / Verantwortlich im Sinne der DSGVO:

Zeitgewinn AI | Boris Nicolai
Grüntal 26
81925 München
Deutschland
E-Mail: hallo@zeitgewinn.ai

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsverhältnis

Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der auf www.zeitgewinn.ai bereitgestellten KI-Dienste, insbesondere des Voicebots und Chatbots, durch private und geschäftliche Nutzer weltweit.

Vertragspartner ist:

Zeitgewinn AI | Boris Nicolai
Grüntal 26
81925 München

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Zwingende Verbraucherschutzvorschriften des Landes, in dem der Nutzer seinen Wohnsitz hat, bleiben unberührt.

Vertragssprache ist Deutsch.

§ 2 Beschreibung der Leistungen

2.1 Voicebot

Der Voicebot ermöglicht es Nutzern, telefonisch mit einer KI zu interagieren. Dabei kommen folgende Komponenten zum Einsatz:

• Spracherkennung und -synthese via Retell.ai und ElevenLabs

• Sprachverarbeitung mit OpenAI GPT-4o

• Workflow-Steuerung via n8n

2.2 Chatbot

Der Chatbot ist als Widget auf der Website eingebunden und reagiert auf textbasierte Nutzereingaben. Die Beantwortung erfolgt:

• durch den Einsatz von Tidio oder Botpress

• mit Anbindung an interne Workflows und Datenquellen

2.3 Prozesse

Die KI-Systeme durchlaufen folgende Prozessschritte:

Terminbuchungs-Prozess:

1. Nutzer ruft Terminkalender auf

2. Er gibt seine Daten ein

3. Der Termin wir bei zeeg.me gespeichert

4. Die Termindaten werden an Microsoft Outlook weitergeleitet

Voicebot-Prozess:

1. Nutzer ruft eine definierte Telefonnummer an

2. Der Bot begrüßt

3. Spracherkennung und Transkription (Retell)

4. Verarbeitung der Anfrage via GPT-4o (z. B. Terminwunsch, Frage zum Service)

5. Rückfrage, Weiterleitung oder Abschluss inkl. Bestätigung

6. Vor der Erfassung der Daten des Nutzers wird der Nutzer um die Bestätigung der Datenschutzerklärung auf datenschutz.zeitgewinn.ai und der Zustimmung gebeten, dass seine Daten gespeichert werden dürfen.

7. Speicherung der Kontaktdaten und des Transcripts DSGVO konform in baserow (self hosted bei Hetzner, Standort Frankfurt). Speichern von Terminen DSVGO konform in Outlook, Standort Frankfurt.

Chatbot-Prozess:

1. Start durch Klick auf das Chat-Widget mit gleichzeitiger Akzeptanz der KI Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung

2. Textbasierter Austausch mit Tidio bzw. Botpress.

3. Optionale Erfassung von Kontaktdaten

4. Abschluss des Chats mit Hinweis auf weitere Schritte oder Kontaktmöglichkeiten

5. Speicherung der Kontaktdaten und des Transcripts DSGVO konform in baserow (self hosted bei Hetzner, Standort Frankfurt). Speichern von Terminen DSVGO konform in Outlook, Standort Frankfurt.
   Speichern des Gesprächsprotokolls in der Datenbank von Tidio bzw. Botpress (jeweils auf US-Servern)

§ 3 Verarbeitete Daten

Folgende personenbezogene Daten können im Rahmen der Nutzung verarbeitet werden:

• Inhaltsdaten: Texteingaben im Chat, gesprochene Sprache im Voicebot, Transkripte

• Kontaktdaten: Name, Telefonnummer, E-Mail (sofern freiwillig angegeben)

• Metadaten: IP-Adresse, Zeitstempel.

Speicherfristen:

• Tidio behält personenbezogene Daten grundsätzlich so lange, wie es für die Vertragserfüllung nötig ist oder bis der Nutzer eine Löschung verlangt.
  DSGVO konforme Löschung nach manueller Nachfrage.

• Botpress speichert Deine Daten nur so lange, wie sie für die im Privacy Statement genannten Zwecke erforderlich. DSGVO konforme Löschung nach manueller Nachfrage.

• Vom Benutzer gesprochene Sprache im Voicebot & Voicechat wird bei retell.ai nur temporär maximal 10 Minuten lang zur Verarbeitung gespeichert. Transcripts werden in einer baserow Datenbank (gehostet bei Hetzner, Frankfurt) gespeichert und nach 365 Tagen gelöscht, sofern keine weitere Kommunikation erfolgt.

• Durch elevenlabs erzeugte Sprache und Transkripte werden zwei Jahre lang aufbewahrt; Löschung nur nach manueller Nachfrage.

• Personenbezogene Daten aus dem Kontaktformulare, werden spätestens nach 180 Tagen gelöscht, sofern keine weitere Kommunikation erfolgt

• Termine werden über zeeg.me gebucht und in Outlook gespeichert. Personenbezogene Daten in Kalendereinträgen werden in Outlook nach 90 Tagen automatisch gelöscht oder anonymisiert, sofern kein weiteres Kundenverhältnis entsteht.
  In zeeg.me bleiben die Daten unbegrenzt gespeichert. DSGVO konforme Löschung nach manueller Nachfrage.

Serverstandorte:

• Alle Systeme (n8n, Baserow, Qdrant) werden bei Hetzner Online GmbH in Deutschland gehostet

• Retell.ai, Botpress & Tidio nutzen Server in USA.

• Elevenlabs nutzt Server in den USA, den Niederlanden und Singapur.

• Microsoft Outlook speichert die Daten auf Servern in Frankfurt

• Zeeg.me speichert die ausschließlich auf europäischen Servern

Empfänger:

• OpenAI, Retell.ai, ElevenLabs (jeweils als Auftragsverarbeiter)

§ 4 Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: zur Erfüllung des Nutzungsverhältnisses (Bereitstellung der KI-Funktion)

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: bei freiwilliger Angabe von Kontaktdaten (Einwilligung)

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: zur technischen Bereitstellung und Verbesserung des Dienstes (berechtigtes Interesse)

§ 5 Nutzerpflichten und Einschränkungen

• Nutzer müssen mindestens 16 Jahre alt sein.

• Der Dienst darf nicht für rechtswidrige, beleidigende oder diskriminierende Inhalte verwendet werden.

• Eingaben oder Inhalte, die Rechte Dritter verletzen (z. B. Urheberrecht), sind unzulässig.

• Die Nutzung der generierten Inhalte erfolgt auf eigene Verantwortung.

§ 6 Haftung

• Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit und körperliche Schäden.

• Bei einfacher Fahrlässigkeit nur für Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und auf den typischen, vorhersehbaren Schaden beschränkt.

• Keine Haftung für Inhalte, die durch die KI generiert wurden.

• Keine Garantie auf ständige Verfügbarkeit oder Richtigkeit der Ergebnisse.

§ 7 Einwilligung und Information

• Vor Start des Voicebots oder Chatbots erfolgt ein Hinweis auf diese Bedingungen und die Datenschutzerklärung.

• Mit Nutzung stimmen Sie diesen Bedingungen zu.

§ 8 Änderung der Bedingungen

Wir behalten uns vor, diese Nutzungsbedingungen bei technischen oder rechtlichen Änderungen zu aktualisieren. Die aktuelle Fassung finden Sie stets unter:
https://www.zeitgewinn.ai/legal/ki-nutzungsbedingungen

Nutzer werden bei wesentlichen Änderungen im Vorfeld informiert.

§ 9 Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Gerichtsstand für Unternehmer ist München.

Hinweis: Diese Bedingungen ergänzen die allgemeine Datenschutzerklärung von zeitgewinn.ai.

Letzte Aktualisierung: 20.5.2025